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Young Professionals in Zeiten von Corona: Virtuelles Onboarding und das als Berufseinsteiger:in?

GPRA Young Professional Alicia Altvatter hat ihre Kollegin Lena Wiegand zu ihrem Einstieg ins Traineeship bei Weber Shandwick befragt. Lena berichtet, wie sie den Onboarding-Prozess während der Corona-Pandemie erlebt und Herausforderungen gemeistert hat.

Hatte die Corona-Pandemie Einfluss auf den Bewerbungsprozess? Wie hast du ihn erlebt?

Ja, Corona hat einiges verändert. Die Pandemie stellt uns alle nicht nur im Alltag vor neue Situationen. Auch im Berufsleben läuft jetzt so einiges anders. Für mich, als Berufseinsteigerin, wurde schon während des Bewerbungsprozesses deutlich, welche Herausforderungen Corona beim Jobeinstieg mit sich bringt. Den Großteil meiner Bewerbungsgespräche habe ich nicht face-to-face, sondern online per Video geführt. Dabei fand ich es sehr herausfordernd, meine Persönlichkeit virtuell zu zeigen und potentielle Arbeitgeber:innen von mir zu überzeugen. Das Internet schluckt viel von der eigenen Präsenz. Umgekehrt ist es auch schwerer, ein realistisches Bild des Unternehmens zu gewinnen, bei dem man künftig arbeiten könnte. Ich war dennoch froh, dass trotz Social Distancing damit die Möglichkeit gegeben war, ortsunabhängig in Kontakt zu treten und habe bei den Vorstellungsgesprächen viel dazugelernt. Schlussendlich bekam ich die Zusage für meine favorisierte Stelle als Trainee im Team Healthcare Communication bei Weber Shandwick in Frankfurt.

Du bist am 15. Januar 2021 bei uns gestartet. Wie waren die ersten Arbeitstage für dich?

Ich hatte das große Glück, dass ich an meinem ersten Arbeitstag ins Büro gehen durfte. In coronafreien Zeiten hätte ich an diesem Tag ca. 20 Kolleg:innen angetroffen und kennengelernt. Aufgrund der pandemischen Lage waren es allerdings nur eine Handvoll – auf Abstand und mit Maske. Das war natürlich ein ungewohnter Einstieg, den ich so zuvor auch noch nicht erlebt hatte. Ich war also an diesem Tag das erste Mal bei meinem neuen Arbeitgeber vor Ort und konnte meinen künftigen Arbeitsplatz begutachten. Den Rest meiner Kolleg:innen traf ich dann in den kommenden Tagen virtuell und konnte so nach und nach mit dem ein oder anderen auch ein paar persönliche Worte austauschen.

Wie genau lief dein Onboarding ab?

Nach der Begrüßung und einem Rundgang durch das leere Büro wurde ich mit allen wichtigen Unterlagen und Zugängen ausgestattet und konnte mich in die Materie der Healthcare Communication und in die Produkte meiner zukünftigen Kunden einlesen.

Meine darauffolgenden Arbeitstage habe ich dann bei einer Tasse Kaffee im heimischen Wohnzimmer gestartet. Obwohl ich von zu Hause aus gearbeitet habe, wurde ich von Anfang an in die Entwicklung von Ideen und Maßnahmen für meine Kunden eingebunden – dadurch habe ich mich trotz der Distanz direkt integriert gefühlt. Über die „Bildschirm-Teilen-Funktion“ konnte ich meinen Kolleg:innen virtuell über die Schulter schauen und essenzielle Abläufe nachvollziehen, ohne neben ihnen zu sitzen. Das hat auch große Vorteile.

Gab es auch Situationen, die dich herausgefordert haben?

Auf jeden Fall. Auf der einen Seite ist die Kontaktaufnahme durch die Digitalisierung zu jeder Zeit an jedem Ort spielend leicht möglich. Aber auf der anderen Seite ist das Verstehen von Zusammenhängen – zum Beispiel die Abläufe der Projektbetreuung oder die interne Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten – ohne sie im Büro tagtäglich zu erleben und die generelle Einarbeitung auch schwierig. Dazu kommt, dass selbst kurze Kennenlerngespräche teilweise geplant werden und nicht mal eben an der Kaffeemaschine stattfinden. Meetings aus den eigenen vier Wänden eröffnen neuerdings Fragen wie: „Wie verhalte ich mich, wenn mitten im Meeting plötzlich der Postbote klingelt?“ oder „Was mache ich, wenn der Nachbar immer genau dann laut bohrt, wenn ich etwas sagen möchte?“. Es entstehen schneller Unsicherheiten im Umgang und der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, weil die persönliche Interaktion fehlt und das Einschätzen des Gegenübers via Bildschirm dann oftmals doch nicht ganz so leicht ist.

Was hat dir dabei geholfen diese Herausforderungen zu meistern und hast du Tipps für andere Einsteiger:innen?

Es gibt eine Reihe an Dingen, die mir persönlich dabei geholfen haben und mir den Einstieg in die Agentur trotz Corona denkbar angenehm gemacht haben. Weber Shandwick war gut vorbereitet und hat mich mit Onboarding-Materialen rund um interne Abläufe und Programme, aber auch mit inhaltlichen Einlesepaketen versorgt. Noch wichtiger als zu normalen Zeiten waren für mich feste Ansprechpartner, sodass ich jederzeit wusste, an wen ich mich wenden kann. Auch die Planung von Terminen und das Einräumen von Slots für kurze Update- und Onboarding-Gespräche wird essentieller, da der direkte Austausch „über den Schreibtisch hinweg“ einfach fehlt. Um das Gefühl von „aus den Augen, aus dem Sinn“ zu vermeiden, habe ich einerseits versucht, mich regelmäßig bemerkbar zu machen und vor allem Fragen zu stellen. Andererseits konnte ich mich auch sehr glücklich darüber schätzen, dass meine Kolleg:innen sich jederzeit der ungewöhnlichen Onboarding-Situation, in der ich mich befand, bewusst waren und mich ebenfalls proaktiv angesprochen haben.

Darüber hinaus hat es mir sehr geholfen, alles schriftlich festzuhalten, um zu einem späteren Zeitpunkt Prozesse selbstständig durchführen zu können. Auch das Schreiben von To-Do-Listen hat sich bewährt. Mit Hilfe von Organisationsprogrammen setze ich Prioritäten und habe im Blick, was der Tag oder die Woche für mich bereithält.

Wenn du auf deine erste Arbeitswoche bei uns zurückblickst, was würdest du deinem damaligen Ich gerne sagen?

„Entspann dich, es geht allen so!“ Wir alle leben gerade in dieser verrückten Welt, in der wir Einblicke in die Wohnzimmer der Kolleg:innen bekommen und bei Meetings unvorhergesehene Dinge passieren, die im Büro doch eher selten vorkommen. Bei dieser Erkenntnis hat mir vor allem auch der Austausch bei selbstorganisierten, virtuellen Treffen mit anderen Trainees geholfen, die entweder – genau wie ich – gerade erst angefangen haben oder schon länger dabei sind. Darüber hinaus ist Fragen das A und O. Natürlich ist es einfacher, im Büro mal kurz über den Tisch zu rufen und die Hemmschwelle größer, wenn man für eine kleine Nachfrage direkt anrufen oder eine E-Mail schreiben muss. Letztendlich macht es allerdings keinen Unterschied. Daher kann ich abschließend sagen: Statt an den gegebenen Barrieren zu stoppen, überwinde ich sie und blicke positiv in die Zukunft.