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Warum Agenturen bei der Digitalisierung Vordenker sein müssen

Mit der Digitalisierung von internen Prozessen geht es uns Agenturen zunächst einmal kaum anders als unseren Kunden: Dafür sind ziemlich dicke Bretter zu bohren. Selten läuft bei der Transformation alles rund, ganz im Gegenteil: Anfangs knirscht und knackt es oft an allen Ecken und Enden, die Devise lautet: „Trial and Error“. Verständlich, wenn sich nicht jeder mit größter Euphorie der Digitalisierung widmet. Und dennoch: Wir Agenturen tun genau das. Unser Anspruch ist es, Vordenker in der Kommunikationsbranche zu sein. Nur durch die – manchmal nervenaufreibende und kostenintensive – Trial-and-Error-Phase bauen wir wertvolles Wissen auf, das uns zu geschätzten Beratern in der Transformation macht. Dafür stürzen wir uns gerne als Erste ins Abenteuer Digitalisierung. Schließlich bieten vollständig digitalisierte Prozesse für Agenturen auch eine Reihe von handfesten Vorteilen:

Wirksame Kommunikation auf Basis von Kennzahlen und Daten

Dank einer Vielzahl digitaler Analyse-Tools lässt sich heute permanent und in Echtzeit die Effizienz von Kommunikationsmaßnahmen evaluieren. Zugriffe auf Website und Blogartikel, Klickraten von Videos, Reichweiten von Social-Media-Posts, Öffnungsraten von Newslettern, Anzahl und Tonalität von Kommentaren: Agenturen, die Kennzahlen definiert und stets im Blick haben, können wirksame Kommunikationsstrategien entwickeln, schneller notwendige Anpassungen vornehmen und damit Kundenbudgets effektiver einsetzen. Damit aus der Datenflut jedoch gewinnbringende Strategien für den Kunden entwickelt werden können, braucht es Monitoring-Systeme für die Aufbereitung von Daten sowie ein entsprechendes Wissen und die notwendigen Kompetenzen bei den Mitarbeitern.

Höhere Effizienz und Flexibilität in der Zusammenarbeit – im Team und mit dem Kunden

Ob Social Intranet, Kollaborations-Tools wie Slack, Meistertask oder MS Teams: Nur eine konsequent digitalisierte interne Kommunikationsstruktur führt zu der Effizienz und Flexibilität, die Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen an Agenturen schätzen. Arbeitsmodelle wie New Work mit Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten sind ohne den Einsatz digitaler Lösungen kaum vorstellbar. Auch die Arbeit mit Freelancern erfordert Möglichkeiten für eine dezentrale Steuerung und Organisation. Das kann letztlich nur mit einer umfassenden web-basierten Lösung funktionieren, die auch externe Projektteams über Zugangsberechtigungen einbindet und digitale Möglichkeiten zum Aufbau und Transfer von Know-how bietet, etwa in Form eines Wikis. Neue Lösungen für Ablagesysteme von Dateien sowie die semantische Suche sind weitere Ansätze, um die Arbeit von Agenturen effizienter zu gestalten.

Vorreiterrolle bei der Beratung

Wer das digitale Spiel beherrscht, erreicht größere Effizienz und größere Effektivität – entscheidende Wettbewerbsvorteile. Doch eine der großen Herausforderungen, die die Digitalisierung in allen Unternehmen mit sich bringt, ist die zunehmende Komplexität von Projekten: Alles ist miteinander vernetzt, der Datenschatz wächst und wird zunehmend unübersichtlicher. Zurecht wird von uns Agenturen erwartet, dass wir in jeder Hinsicht eine Vorreiterrolle einnehmen. Wir müssen das vermeintliche Datenmonster bändigen und den Weg durch den digitalen Dschungel weisen können. Wenn Agenturen Impulse setzen und Ideen überzeugend vorstellen wollen, müssen sie eigenen Erfahrungen schöpfen können. Schließlich gelten die Ziele der höheren Effizienz und Effektivität auch für die Zusammenarbeit mit dem Kunden, für die gemeinsame Projektplanung und -steuerung müssen Agenturen firm in allen Softwarelösungen, angepasst an die jeweiligen Kundenbedürfnisse. Das inkludiert ebenso neue Methoden wie Co-Creation oder Design Thinking.

Die meisten Agenturen setzen bei der Steuerung ihrer eigenen Kernprozesse inzwischen auf dedizierte Software-Lösungen, die mit wenigen Klicks alle relevanten Daten für die Agentur- und Kundensteuerung bereithalten. Zu beachten sind dabei die verschärften Vorgaben in Bezug auf IT-Sicherheit und Datenschutz, die Einführung der DSGVO im vergangenen Jahr hat gezeigt, wie aufwändig die Umsetzung solcher Vorschriften für Unternehmen und auch Agenturen ist.

Die GPRA-Agenturen haben die Vorteile der Digitalisierung sämtlicher Prozesse in den genannten Bereichen früh erkannt und arbeiten mit Hochdruck an der Umsetzung. Der Aufbau von entsprechenden Kompetenzen und Spezialisierungen ist ein fortwährender Prozess, mithilfe von technologischem Know-how werden neue Business-Skills entwickelt. In manchen Agenturen sind bereits heute ganz neue Funktionen – zum Beispiel die des Data Scientists – gefragt. GPRA-Agenturen setzen daher verstärkt auf flexible Strukturen sowie auf digitale Weiterbildungen und Schulungen im Umgang mit relevanten Tools. Das bedeute zunächst höhere Investitionen, die nicht unmittelbar weiterberechnet werden können. Langfristig rechnen sie sich jedoch: Eine Agentur, die ihre eigenen Prozesse weitgehend digitalisiert hat, arbeitet nicht nur zielgerichteter und effizienter. Ihre Mitarbeiter wissen auch, worauf es bei der Digitalisierung ankommt und können dieses Wissen an ihre Kunden weitergeben. So werden wir auch morgen noch als Vordenker der Kommunikationsbranche geschätzt.

Der Text ist im prmagazin Ausgabe 11/2019 in der Rubrik #AgenturderZukunft erschienen.