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Zertifizierungsprozess

Derzeit werden die CMS IV-Zertifizierungen nur an Mitglieder der GPRA vergeben. Alle Agenturen der GPRA vereint ein hoher Qualitätsanspruch, daher sind die Satzung, die Kriterien zur Mitgliedschaft und der CMS IV-Standard abgestimmt und ergänzt.

Im gesamten Zertifizierungsprozess durchläuft jede Agentur sieben Stufen bis zum erfolgreichen Abschluss. Bevor eine Agentur sich zum Audit anmeldet, empfiehlt die GPRA den Besuch eines Voraudits. Danach folgt die interne Ordnung der Prozesse zur Abschätzung des Zeitaufwands und für die bessere Zeitplanung. Erst dann meldet sich die Agentur für das Audit an und wählt die Auditoren für den eigenen Audit-Termin aus. Nach dem erfolgreichen Audit wird schlussendlich die Empfehlung zur Zertifizierung an die GPRA ausgestellt.

Im Folgenden finden Sie nähere Informationen über die einzelnen Schritte des Auswahl- und Zertifizierungsprozesses.

Voraudit

Bevor eine Agentur sich in den eigentlichen Audit-Prozess begibt, ist es ratsam einen Voraudit-Workshop zu besuchen. Dieser Workshop gibt eine Einführung in das Qualitätsmanagementsystem und ist ein kostenloses Angebot der GPRA für Mitglieder und interessierte Agenturen. Im Rahmen des Voraudits werden u. a. folgende Punkte erklärt:

die einzelnen Prozessbereiche,
Fragestellungen & Inhalte,
der Nutzen für die Agentur,
der Ablauf der Audits und die Vorbereitung
sowie die Kosten und der Zeitaufwand.

Durch das Voraudit führen die Präsidiumsmitglieder

Alexandra Groß
und Hanning Kempe.

Die nächsten Voraudit-Termine können gerne bei der GPRA-Geschäftsstelle unter geschaeftsstelle@gpra.de erfragt werden.

Vorzubereitende Arbeiten der Agentur

Mit der Einführung in die Audit-Bereiche beginnt jede Agentur mit der Sichtung ihres eigenen Managementsystems:

Welche Prozesse liegen dokumentiert/ nicht dokumentiert vor?
Wo und wie sollen die Dokumente gebündelt werden?

Anhand dieser Fragen kann der Zeitaufwand für den eigenen Auditprozess eingeschätzt und die Audit-Gespräche terminiert werden.

Es ist durchaus ratsam, dass die Agentur ein Team für den internen Zertifizierungsprozess benennt. Mit einem internen CMS IV-Team ist die Vorbereitung für das Audit schneller und einfacher abgeschlossen, als auch für die zwei Jahre anstehende Re-Zertifizierung ist ein kontinuierlich arbeitendes Team sinnvoll. Weiterhin gibt es die Möglichkeit einen Lehrgang zum Qualitätsmanager*in zu besuchen, der von unserem Partner AgencyExperts angeboten wird.

**Audit-Anmeldung & Auditor*innen-Auswahl**

Nach der Teilnahme an einem Voraudit und den anschließenden agenturinternen Vorbereitungen, folgt der weitere Anmelde-Prozess und die Auswahl der Auditor*innen:

Herausgeber des Zertifikats ist die GPRA – hier muss das Audit über eine formlose E-Mail an die Geschäftsstelle angemeldet werden.
Auf der Plattform der AgencyExperts wählt die Agentur eine unabhängige Auditorin/einen unabhängigen Auditor aus. Bei einer Agentur mit mehr als 20 Mitarbeitenden führen zwei Auditor*innen die Überprüfung und Fachgespräche durch.
Die Agentur bucht den/die Auditor*in bzw. das Duo über die AgencyExpert-Plattform.
Der/die Auditor*in formuliert ein Angebot auf Basis der verhandelten Audit-Preise mit den AgencyExperts (Rahmenvertrag).
Nach der Angebotsbestätigung wird der Audit-Termin vereinbart.
Per Mail erfolgt eine formlose Information über den Audit-Termin an die GPRA.

Audit-Prozess

Nach der Vorbereitung und Überprüfung der eigenen Arbeitsprozesse und der Anmeldung zum Audit, hat eine Agentur i. d. R bis zu sechs Monate Zeit sich auf die Auditgespräche vorzubereiten. Je nach Agenturgröße führt ein/e Auditor*in im Rahmen von Fachgesprächen innerhalb von zwei bis drei Tagen durch die acht Prozessbereiche und identifiziert Optimierungsmöglichkeiten und Potenziale zur Weiterentwicklung. Nach dem Gespräch wird ein Audit-Bericht verfasst, der darüber Aufschluss gibt inwiefern die Zertifizierung durchlaufen wurde und der eine Empfehlung zur Vergabe des Gütesiegels gibt. Nach der Ausstellung eines Empfehlungsschreibens erfolgt zuletzt die Ausgabe des Zertifikats durch die GPRA als Vergabestelle.