Startseite » YPs | Blog & News » | Onboarding in Agenturen: Al

Onboarding in Agenturen: Alle an Bord!

Der Start in den Agenturalltag ist spannend – vor allem für Young Professionals. Ein gutes und strukturiertes Onboarding kann den Einstieg erleichtern. Doch es gibt einiges zu beachten.

Und plötzlich ist er da – der erste Arbeitstag. Ob frisch von der Uni oder nach einem Jobwechsel: Wer als Young Professional (oder auch als Kollegin oder Kollege mit längerer Berufserfahrung) in den Arbeitsalltag startet, darf sich auf eine aufregende Zeit freuen. Umso wichtiger: ein strukturierter Onboarding-Prozess. Dass genau diese Strukturen in vielen Unternehmen noch fehlen, zeigt eine aktuelle Umfrage von Haufe zum Thema Onboarding. Ein Ergebnis: Bei 56 Prozent der Befragten führen falsche Erwartungen des Onboardees zu frühzeitiger Fluktuation.

Onboarding – menschlich, fachlich, prozessual

Wenn es um den Einstieg in eine PR-Agentur geht, erwartet neue Mitarbeitende jede Menge neuer Input. Neue Kolleginnen und Kollegen, neue Abläufe, neue Themen. Beim Onbarding stehen deshalb die schnelle und effektive Einarbeitung des oder der neuen Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Weil Agenturarbeit People Business ist, sind zudem der Austausch mit dem Team und die Vermittlung der Unternehmenskultur entscheidend. Von einem guten Onboarding profitiert übrigens auch der Arbeitgeber, denn schnelle Kündigungen und Abgänge bedeuten für die Agentur verlorene Zeit und Kosten. Eine Win-Win-Situation also.

„Der Einstieg bei Edelman war meine erste Vollzeitstelle nach dem Studium. Das Agenturgeschäft war außerdem Neuland für mich. Natürlich war ich zunächst etwas aufgeregt. Erleichtert hat mir den Einstieg dabei auf jeden Fall die Tatsache, dass ich an meinem ersten Arbeitstag direkt ins Büro kommen konnte – und so auch die Möglichkeit zum direkten Austausch hatte.“
– Isabelle Immendorf, Edelman –

Um den neuen Kolleg:innen einen reibungslosen und positiven Start zu ermöglichen, beginnt gutes Onboarding – Überraschung! – schon vor dem ersten Arbeitstag. Konkret kann das eine Begrüßungsmail ein paar Tage vor Arbeitsbeginn mit allen relevanten Informationen, ein kleines Willkommenspaket nach Hause oder die Einladung zu bereits geplanten Teamevents sein. Am ersten Arbeitstag und in den folgenden Tagen und Wochen stehen der gegenseitige positive erste Eindruck und die Integration im Mittelpunkt. Denn Wertschätzung spürt der neue Kollege oder die neue Kollegin nicht nur durch einen funktionierenden Computer und einen aufgeräumten Schreibtisch, sondern auch durch die Zeit, die man sich für ihn oder sie nimmt.

„Onboarding findet für mich auf mehreren Ebenen statt: menschlich, fachlich und prozessual. Gutes Onboarding ist für mich, wenn wir als Team die neue Kollegin oder den neuen Kollegen dabei unterstützen, in allen Bereichen gut anzukommen. Gleichzeitig ist es unglaublich wertvoll, wenn neue Mitarbeitende beim Onboarding gute Fragen stellen, Prozesse hinterfragen und neue Impulse mitbringen, die für die Weiterentwicklung unserer Agentur wertvoll sind.“

– Marina Fritz, consense communications –

Anstatt neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort in große Projekte einzubinden, sollten sie zunächst kleinere, klar definierte Aufgaben erhalten. So können sie sich schrittweise mit den Arbeitsabläufen und Werkzeugen der Agentur vertraut machen. Es folgt die Einführung in laufende Projekte und Kund:innen sowie die Teilnahme an ersten Meetings und Schulungen. Gerade in der sich ständig wandelnden PR-Branche ist es wichtig, dass Agenturneulinge schnell und sicher auf den neuesten Stand gebracht werden – und sich aktiv einbringen können. Auf zwischenmenschlicher Ebene helfen gemeinsame Teambuilding-Aktivitäten und soziale Events beim Eingewöhnen. Besonders herausfordernd, aber umso wichtiger ist diese soziale Integration, wenn es sich um ein Remote-Onboarding handelt.

Struktur durch CMS IV
Was immer hilft, sind klare Zuständigkeiten. Im besten Fall ist es ein erfahrener Kollege, der als Buddy den Neuling unterstützt, Abläufe plant, koordiniert und Aufgaben verteilt. Der Buddy führt zudem regelmäßige Feedbackgespräche und Check-Ins durch, spricht Probleme frühzeitig an und unterstützt kontinuierlich – und ist die erste Vertrauensperson.

„Wenn ich neue Mitarbeitende beim Onboarding unterstütze, helfen mir als Kollegin auf jeden Fall Checklisten für den Start. Das Gleiche gilt für vorbereitete Präsentationen – sei es über das eigene Team, unsere Agentur oder bestimmte Kunden. Ebenfalls wichtig im Onboarding-Prozess: rechtzeitige Termine mit wichtigen Schnittstellen wie HR, Buchhaltung oder weiteren Expert:innen.“

– Johanna Bohrer, fischerAppelt –

Als Qualitätsmanagement-System mit Gütesiegel hat der Consultancy Management Standard IV (kurz: CMS IV) in GPRA-Agenturen interne Prozesse, Arbeitsweisen und Geschäftsabläufe im Blick – und damit auch den Bereich Onboarding. Das Ziel: Effizienz und Verbesserungsmöglichkeiten regelmäßig überprüfen und optimieren. Möglich wird das durch klar definierte Rollen, eine transparente Dokumentation von Wissen und strukturierte Abläufe. All das hilft sowohl dem Buddy als auch dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin, den Einstieg gemeinsam bestmöglich zu gestalten. In diesem Sinne: Alle an Bord? Dann kann es ja losgehen!